Yêu cầu bồi thường bảo hiểm du lịch nước ngoài: Quy trình & hồ sơ

Quy tắc cũng nêu chứng từ yêu cầu bồi thường phải là bản gốc hoặc bản sao có công chứng trong các trường hợp được quy định.

4.2. Hồ sơ chi phí y tế ở nước ngoài

Đây là một trong những nhóm hồ sơ thường gặp nhất. Bảo Việt liệt kê các chứng từ liên quan đến điều trị gồm hồ sơ y tế, giấy ra viện, báo cáo y tế nằm viện và các giấy tờ bệnh viện liên quan.

Đối với chi phí phát sinh ở nước ngoài, cần hóa đơn, phiếu thu hoặc biên lai bản gốc có tên Người được bảo hiểm. Nếu nguyên nhân là tai nạn, cần chú ý thêm tài liệu xác nhận sự cố.

Góc nhìn thực tế: Chỉ có hóa đơn mà không có chẩn đoán thường chưa thể hiện đầy đủ lý do điều trị. Ngược lại, chỉ có chẩn đoán mà thiếu chứng từ thanh toán cũng có thể chưa đủ căn cứ xác định chi phí thực tế.

5. Hồ sơ tai nạn, thương tật hoặc tử vong cần gì?

5.1. Thương tật toàn bộ vĩnh viễn do tai nạn

Quy tắc Flexi liệt kê các tài liệu như:

• Chẩn đoán của bác sĩ mô tả loại, mức độ và thời gian thương tật.
• Biên bản hoặc bản tường trình tai nạn có xác nhận phù hợp.
• Giấy chứng thương, chứng nhận thương tích hoặc tài liệu giám định theo trường hợp.

Trong thực tế, nên giữ lại toàn bộ hồ sơ từ thời điểm tai nạn đến quá trình điều trị.

5.2. Tử vong do tai nạn

Hồ sơ có thể bao gồm biên bản tai nạn, giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử, báo cáo khám nghiệm tử thi nếu có.

Nếu không chỉ định Người thụ hưởng hoặc Người thụ hưởng đã tử vong, có thể cần chứng từ xác nhận quyền thừa kế hợp pháp.

Lời khuyên từ chuyên gia

Các vụ việc tử vong hoặc thương tật nghiêm trọng thường có nhiều tài liệu từ nước ngoài.

Gia đình không nên tự bỏ bớt tài liệu vì cho rằng “không quan trọng”. Hãy lưu đầy đủ rồi xác định bộ hồ sơ cần nộp theo hướng dẫn chính thức.

6. Hồ sơ mất hành lý, nhận hành lý chậm và mất giấy tờ

Người dùng muốn biết nên xin giấy gì tại sân bay hoặc cơ quan nước ngoài.

6.1. Mất hoặc hư hỏng hành lý

Người được bảo hiểm phải thông báo kịp thời cho hãng vận chuyển nếu tổn thất xảy ra khi hành lý đang được vận chuyển.

Nếu liên quan đến mất cắp hoặc hành vi của bên thứ ba, phải khai báo với công an theo điều kiện của quy tắc.

Một bộ tài liệu thực tế nên giữ gồm chứng từ hành trình, thẻ hành lý, biên bản của hãng vận chuyển và tài liệu chứng minh tài sản.

Không nên hiểu danh sách này là bộ hồ sơ cố định cho mọi trường hợp. Bảo Việt có thể yêu cầu chứng từ khác tùy vụ việc.

6.2. Nhận hành lý chậm

Quy tắc yêu cầu việc trì hoãn phải được hãng hàng không hoặc đơn vị phù hợp xác nhận.

Người được bảo hiểm cũng cần giữ hóa đơn chi tiết đối với các vật dụng cần thiết mua trong thời gian hành lý chưa được giao.

Không nên mua hàng vượt quá nhu cầu thực tế rồi mặc định toàn bộ chi phí sẽ được hoàn trả.

Việc chi trả vẫn phụ thuộc chương trình, hạn mức và điều kiện hợp đồng.

6.3. Mất hộ chiếu hoặc giấy tờ thông hành

Hãy khai báo cơ quan công an có thẩm quyền tại nơi xảy ra sự việc. Quy tắc hiện yêu cầu xác nhận của công an và mốc khai báo trong vòng 24 giờ đối với trường hợp mất thuộc quyền lợi tiền mang theo, giấy tờ thông hành.

Các biên lai về chi phí cấp lại giấy tờ, di chuyển hoặc lưu trú phát sinh nên được lưu lại.

7. Chậm chuyến, hủy chuyến và rút ngắn chuyến đi cần chứng minh thế nào?

Người dùng muốn biết việc hãng bay thông báo trễ hoặc hủy có tự động được bồi thường hay không.

7.1. Chuyến đi bị trì hoãn

Không phải cứ máy bay trễ là bảo hiểm tự động chi trả. Quy tắc Flexi quy định điều kiện về thời gian chậm, nguyên nhân và yêu cầu xác nhận bằng văn bản của hãng vận chuyển. Do đó, nên xin xác nhận có ít nhất:

• Số chuyến.
• Thời gian khởi hành dự kiến.
• Thời gian khởi hành thực tế.
• Nguyên nhân trì hoãn.

Trang sản phẩm hiện công bố quyền lợi chậm chuyến khi phương tiện vận tải công cộng xuất phát chậm ít nhất tám giờ, tùy chương trình bảo hiểm.

7.2. Hủy bỏ chuyến đi

Quyền lợi này hướng đến một số khoản đặt cọc hoặc chi phí đã thanh toán nhưng không thể thu hồi khi chuyến đi bị hủy vì nguyên nhân thuộc phạm vi bảo hiểm.

Quy tắc liệt kê các nguyên nhân cụ thể và không xem mọi quyết định hủy chuyến cá nhân là sự kiện được bảo hiểm. Hồ sơ vì vậy phải chứng minh đồng thời:

Nguyên nhân hủy chuyến → khoản tiền đã thanh toán → phần không được nhà cung cấp hoàn lại.

7.3. Rút ngắn chuyến đi

Quyền lợi rút ngắn chuyến đi cũng không đồng nghĩa khách hàng có thể tự đổi vé về sớm vì bất kỳ lý do nào. Quy tắc quy định quyền lợi đối với một số chi phí không sử dụng, không được hoàn lại và chi phí phát sinh khi chuyến đi buộc phải rút ngắn vì nguyên nhân thuộc phạm vi bảo hiểm.

Góc nhìn thực tế

Đối với hủy hoặc rút ngắn chuyến, hãy xin văn bản xác nhận phần tiền không được hoàn từ hãng bay, khách sạn hoặc công ty du lịch. Chỉ đưa hóa đơn thanh toán ban đầu có thể chưa chứng minh được thiệt hại tài chính thực tế.

8. Chứng từ bằng tiếng Nhật, Hàn, Trung, Pháp… có dùng được không?

Có, nhưng cần lưu ý yêu cầu về ngôn ngữ. Quy tắc Flexi hiện quy định chứng từ yêu cầu bồi thường sử dụng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

Nếu hồ sơ sử dụng ngôn ngữ khác, Người yêu cầu bồi thường có trách nhiệm cung cấp bản dịch công chứng sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Chi phí dịch thuật do Người yêu cầu chi trả.

Ví dụ minh họa

Một khách hàng điều trị tại Nhật Bản nhận chẩn đoán, hóa đơn và báo cáo bệnh viện hoàn toàn bằng tiếng Nhật. Trong trường hợp này, không nên chỉ gửi nguyên bộ giấy tờ tiếng Nhật và mặc định doanh nghiệp bảo hiểm sẽ tự dịch. Người yêu cầu cần đối chiếu yêu cầu hiện hành và chuẩn bị bản dịch phù hợp.

Lời khuyên từ Bảo Việt:

Ngay khi xuất viện, hãy hỏi bệnh viện xem có thể cấp thêm bản tiếng Anh hay không. Nếu bệnh viện hỗ trợ, việc này có thể giúp đơn giản hóa khâu chuẩn bị hồ sơ sau chuyến đi.

9. Thời hạn nộp hồ sơ: 30 ngày, 60 ngày hay 180 ngày?

Sản phẩm Bảo hiểm du lịch Flexi của Bảo hiểm Bảo Việt nói rõ rằng người được bảo hiểm phải thông báo bằng văn bản trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc chuyến đi.

Tuy nhiên, Quy tắc Flexi ban hành kèm Quyết định 6056/QĐ-BHBV ngày 27/06/2025 lại quy định thời hạn gửi hồ sơ yêu cầu bồi thường là 60 ngày kể từ ngày kết thúc chuyến đi.

Quy tắc đồng thời nêu rằng trong mọi trường hợp, chứng từ yêu cầu bồi thường phải được cung cấp trong vòng 180 ngày kể từ ngày kết thúc chuyến đi.

Ngoài ra, Điều 30 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 quy định thời hạn nộp hồ sơ yêu cầu bồi thường, trả tiền bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm là 01 năm kể từ ngày xảy ra sự kiện bảo hiểm, với các quy định riêng về bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan.

Vậy khách hàng nên áp dụng mốc nào?

Không nên chờ đến mốc cuối cùng. Cách an toàn nhất là:

Thông báo sự cố càng sớm càng tốt → kiểm tra Quy tắc và Giấy chứng nhận của chính hợp đồng → cố gắng hoàn thiện hồ sơ trong mốc sớm nhất được hướng dẫn.

Lời khuyên từ chuyên gia

Nếu có thể chuẩn bị hồ sơ trong 7–14 ngày sau khi kết thúc chuyến đi, hãy thực hiện ngay. Việc chủ động sớm giúp hạn chế mất chứng từ, khó liên hệ hãng vận chuyển hoặc phải xin lại hồ sơ y tế từ nước ngoài.

10. Bao lâu nhận được tiền bồi thường?

Thời gian thực tế phụ thuộc hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ hay chưa và điều khoản của hợp đồng. Theo Điều 31 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022, doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện bồi thường theo thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Nếu hợp đồng không có thỏa thuận về thời hạn, thời hạn luật định là 15 ngày kể từ ngày doanh nghiệp bảo hiểm nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Điểm quan trọng nằm ở cụm từ “đầy đủ hồ sơ hợp lệ”. Ngày khách hàng gửi bộ hồ sơ đầu tiên không nhất thiết đồng nghĩa hồ sơ đã đủ căn cứ để giải quyết.

Những nguyên nhân thường khiến hồ sơ phải bổ sung

Thiếu xác nhận của hãng vận chuyển, thiếu chứng từ thanh toán, hóa đơn không mang tên Người được bảo hiểm hoặc hồ sơ nước ngoài chưa có bản dịch phù hợp đều có thể khiến quá trình thẩm định cần thêm tài liệu. Bảo Việt cũng nêu rõ doanh nghiệp có thể yêu cầu chứng từ bổ sung tùy từng hồ sơ cụ thể.

11. Nộp hồ sơ yêu cầu bồi thường Bảo Việt ở đâu?

Trang sản phẩm Flexi hiện công bố ba địa điểm tiếp nhận hồ sơ bản cứng:

Thông tin trên đang được hiển thị tại trang sản phẩm Bảo hiểm du lịch Flexi của Bảo hiểm Bảo Việt. Tổng đài Bảo hiểm Bảo Việt được công bố là 1800 1118.

Có thể nộp qua BaoViet Direct không?

Không nên mặc định mọi hợp đồng đều được nộp hồ sơ hoàn toàn qua ứng dụng.

Hướng dẫn chính thức của Bảo Việt nêu rõ quy trình nộp qua BaoViet Direct áp dụng với hợp đồng có điều khoản “Giải quyết quyền lợi qua Ứng dụng BaoViet Direct”. Bảo Việt cũng bảo lưu quyền yêu cầu khách hàng gửi bản cứng để xác thực khi cần thiết.

Đây là một điểm nên kiểm tra trước khi bỏ hoặc gửi đi các chứng từ gốc.

12. 7 lỗi dễ làm yêu cầu bồi thường kéo dài

Kinh nghiệm chia sẻ cách để bạn giảm nguy cơ hồ sơ thiếu hoặc phải bổ sung nhiều lần.

Không lấy xác nhận ngay tại nơi xảy ra sự cố

Đây là lỗi nghiêm trọng đối với mất hành lý, mất giấy tờ và chuyến đi trì hoãn. Về Việt Nam rồi mới xin lại biên bản từ hãng bay hoặc công an nước ngoài thường phức tạp hơn nhiều.

Bỏ hóa đơn hoặc biên lai gốc

Đối với chi phí y tế nước ngoài, Quy tắc Flexi yêu cầu hóa đơn, phiếu thu hoặc biên lai bản gốc có tên Người được bảo hiểm. Hãy chụp lại trước khi giao bản gốc.

Chỉ giữ booking mà không giữ boarding pass

Booking chứng minh kế hoạch chuyến đi. Boarding pass, xác nhận hãng bay và giấy tờ xuất nhập cảnh có thể hỗ trợ chứng minh hành trình thực tế.

Hồ sơ bằng ngoại ngữ nhưng không xử lý phần dịch thuật

Nếu chứng từ không phải tiếng Việt hoặc tiếng Anh, Quy tắc hiện yêu cầu bản dịch công chứng sang một trong hai ngôn ngữ này.

Không chứng minh khoản tiền thực sự không được hoàn lại

Đây là lỗi thường gặp với hủy chuyến hoặc rút ngắn chuyến. Khách hàng cần phân biệt số tiền đã trả và thiệt hại cuối cùng không được nhà cung cấp hoàn lại.

Tự nhận trách nhiệm với bên thứ ba

Đối với quyền lợi trách nhiệm cá nhân, Quy tắc Flexi quy định Người được bảo hiểm không được tự nhận trách nhiệm hoặc tham gia hòa giải nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Công ty bảo hiểm.

Nếu phát sinh tranh chấp trách nhiệm ở nước ngoài, nên liên hệ đơn vị bảo hiểm trước khi ký các thỏa thuận quan trọng.

Đợi quá lâu mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ

Ngay cả khi vẫn còn thời hạn theo quy định, việc trì hoãn làm tăng nguy cơ thất lạc chứng từ.

Đặc biệt, chứng cứ từ hãng hàng không, khách sạn, bệnh viện và cơ quan nước ngoài nên được thu thập càng sớm càng tốt.

13. Kết luận: Hồ sơ đúng quan trọng hơn hồ sơ nhiều

Một yêu cầu bồi thường bảo hiểm du lịch nước ngoài hiệu quả không nằm ở việc gửi thật nhiều giấy tờ. Điều quan trọng là hồ sơ phải chứng minh rõ sự kiện xảy ra, nguyên nhân, phạm vi bảo hiểm và thiệt hại thực tế.

Đặc biệt với sự cố ở nước ngoài, hãy lấy xác nhận của bệnh viện, hãng vận chuyển hoặc cơ quan có thẩm quyền ngay tại nơi xảy ra sự việc.

Khách hàng sử dụng các sản phẩm Bảo hiểm Bảo Việt cũng nên giữ lại toàn bộ Quy tắc, Giấy chứng nhận và các sửa đổi của hợp đồng. Đây mới là căn cứ trực tiếp để xác định quyền lợi của từng trường hợp.

14. Liên hệ hỗ trợ hồ sơ tại Bảo Việt Miền Nam

Nếu bạn đang chuẩn bị yêu cầu bồi thường bảo hiểm du lịch nước ngoài nhưng chưa xác định được giấy tờ cần bổ sung, đừng đợi đến sát thời hạn mới kiểm tra.

Bảo Việt Miền Nam hỗ trợ khách hàng rà soát thông tin hợp đồng, đối chiếu nhóm quyền lợi và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ ban đầu minh bạch, đúng quy trình.

Thông tin liên hệ:

• Hotline/Zalo: 0908 217 622
• Email: hotro@baovietmiennam.com
• Địa chỉ: 233 Đồng Khởi, Phường Sài Gòn, TP.HCM

Việc quyết định phạm vi bảo hiểm và số tiền bồi thường cuối cùng thuộc thẩm quyền thẩm định của Bảo hiểm Bảo Việt. Đang có hóa đơn viện phí, biên bản hành lý, xác nhận chậm chuyến hoặc giấy tờ phát sinh ở nước ngoài? Hãy liên hệ Bảo Việt Miền Nam – 0908 217 622 để được hướng dẫn sắp xếp hồ sơ trước khi gửi, hạn chế thiếu chứng từ và phải bổ sung nhiều lần.